หากลองสังเกตการทำงานในออฟฟิศหนึ่งวัน จะเห็นว่าพนักงานหนึ่งคนอาจเริ่มต้นวันด้วยการทำงานที่โต๊ะ จากนั้นย้ายไปประชุมกับทีม ไปใช้พื้นที่ที่เงียบกว่าเพื่อทำงานที่ต้องใช้สมาธิ หรือเปลี่ยนไปทำงานในพื้นที่อื่นตามลักษณะของงานในช่วงเวลานั้น
พฤติกรรมเหล่านี้สะท้อนว่า การทำงานในสำนักงานไม่ได้เกิดขึ้นที่โต๊ะทำงานเพียงจุดเดียวอีกต่อไป แต่เกิดขึ้นผ่านกิจกรรมและพื้นที่ที่หลากหลายตลอดทั้งวัน
เมื่อรูปแบบการใช้งานเปลี่ยนไป องค์กรจึงต้องมองสำนักงานมากกว่าการจัดจำนวนโต๊ะหรือห้องประชุม แต่ต้องเข้าใจด้วยว่า คนใช้พื้นที่อย่างไร พื้นที่แต่ละส่วนรองรับกิจกรรมอะไร และพื้นที่ที่มีอยู่ถูกใช้งานจริงมากน้อยเพียงใด
คำถามต่อมาคือ เทคโนโลยีจะเข้ามาช่วยจัดการเรื่องเหล่านี้ได้อย่างไร หลายองค์กรจึงเริ่มเรียนรู้ที่จะเป็น Smart Office กันมากขึ้น
Key Takeaway
- Smart Office เริ่มจากพฤติกรรมการทำงานและการใช้พื้นที่จริง ก่อนเลือกเทคโนโลยี
- การจองพื้นที่กับการใช้งานจริงเป็นคนละข้อมูล การนำข้อมูลทั้งสองด้านมาพิจารณาร่วมกันช่วยให้องค์กรมองเห็นการใช้พื้นที่ได้ชัดขึ้น
- เทคโนโลยีแต่ละประเภทควรเลือกตามปัญหาและวัตถุประสงค์ของพื้นที่ ไม่จำเป็นต้องใช้เหมือนกันทุกองค์กร
- ข้อมูลจาก Smart Office สามารถนำกลับมาใช้ในการ วางแผนพื้นที่และออกแบบออฟฟิศ ให้สอดคล้องกับการทำงานจริง
- หัวใจของ Smart Office คือการทำให้ คน พื้นที่ และเทคโนโลยีทำงานสอดคล้องกัน
สารบัญบทความ
- Smart Office คืออะไร
- Smart Office เข้ามาแก้ปัญหาอะไรในสำนักงาน
- เทคโนโลยีที่ใช้ใน Smart Office มีอะไรบ้าง
- เริ่มต้น Smart Office จากความเข้าใจพื้นที่
- คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Smart Office
Smart Office คืออะไร
Smart Office หรือสำนักงานอัจฉริยะ คือการนำเทคโนโลยีและข้อมูลมาใช้สนับสนุนการทำงานและการบริหารพื้นที่สำนักงาน ให้สอดคล้องกับรูปแบบการใช้งานที่เกิดขึ้นจริง
เทคโนโลยีสามารถเข้ามาสนับสนุนการจัดการพื้นที่ในหลายด้าน ตั้งแต่ห้องประชุม โต๊ะทำงาน พื้นที่จัดเก็บ ไปจนถึงการตรวจวัดการใช้พื้นที่และสภาพแวดล้อมภายในสำนักงาน
สำหรับองค์กร ข้อมูลจากการใช้งาน จะช่วยให้เห็นภาพของการใช้พื้นที่ได้ชัดเจนขึ้น ทั้งรูปแบบการใช้งาน ช่วงเวลาที่มีความต้องการสูง และพื้นที่ที่มีการใช้งานมากหรือน้อย ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปประกอบการวางแผนและบริหารพื้นที่ให้เหมาะกับการทำงานขององค์กรได้
ดังนั้น Smart Office จึงเป็นแนวทางในการนำเทคโนโลยีและข้อมูลมาใช้ เพื่อช่วยให้พื้นที่สอดคล้องกับการใช้งานจริงมากขึ้น
Smart Office เข้ามาแก้ปัญหาอะไรในสำนักงาน
เมื่อคนสามารถเปลี่ยนพื้นที่ตามกิจกรรมได้ การบริหารสำนักงานจึงมีความซับซ้อนมากขึ้น ปัญหาจึงอาจเกิดขึ้นในหลายรูปแบบ เช่น
- ห้องประชุมถูกจองไว้ แต่ผู้จองไม่มาใช้งาน
- พนักงานไม่รู้ว่ามีโต๊ะใดว่างบ้าง
- บางพื้นที่มีคนใช้งานหนาแน่น ขณะที่บางพื้นที่แทบไม่มีคนใช้
- องค์กรมีโต๊ะทำงานอยู่จำนวนมาก แต่ไม่มีข้อมูลว่าถูกใช้งานจริงมากน้อยเพียงใด
- เสียงจากพื้นที่ข้างเคียง รบกวนสมาธิหรือกระทบความเป็นส่วนตัว
- ทีมบริหารจัดการอาคาร ต้องรอข้อร้องเรียนก่อน จึงรู้ว่าพื้นที่ร้อนเกินไป อากาศไม่ดี หรือมีปัญหาด้านสภาพแวดล้อม
- การจัดการผู้มาติดต่อและสิทธิ์การเข้าพื้นที่ ยังต้องดำเนินการหลายขั้นตอน
Smart Office จึงเข้ามาช่วยในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงพื้นที่ การใช้พื้นที่ และการเก็บข้อมูลจากพื้นที่ เพื่อให้องค์กรจัดการสิ่งเหล่านี้ได้เป็นระบบมากขึ้น
เทคโนโลยีที่ใช้ใน Smart Office มีอะไรบ้าง
เทคโนโลยีแต่ละประเภททำหน้าที่แตกต่างกัน การเลือกใช้จึงควรพิจารณาจากปัญหาและรูปแบบการทำงานของแต่ละองค์กร ไม่จำเป็นต้องติดตั้งทุกระบบพร้อมกัน
ระบบจองห้องประชุม
เมื่อสำนักงานมีห้องประชุมหลายขนาด การตรวจสอบสถานะห้องได้สะดวก ช่วยให้พนักงานเลือกห้องที่เหมาะกับการใช้งานได้รวดเร็วขึ้น และลดเวลาในการค้นหาห้องประชุม
ระบบจองห้องประชุมสามารถให้พนักงานตรวจสอบห้องและจองผ่านแอปพลิเคชัน หรือปฏิทินองค์กร เช่น Outlook หรือ Google Calendar รวมถึงหน้าจอที่ติดอยู่หน้าห้องประชุม โดยบางระบบสามารถแสดงผังชั้น เพื่อให้ผู้ใช้งานเลือกห้องตามตำแหน่ง ขนาด หรือคุณสมบัติของห้องได้
อีกประเด็นที่สำคัญคือ การจองไม่ได้เท่ากับการใช้งานจริง บางระบบจึงมีฟังก์ชันเช็กอิน (Check-in) ให้ผู้จองยืนยันการใช้งานภายในเวลาที่กำหนด หากไม่มีการเช็กอิน ระบบสามารถยกเลิกการจองและปล่อยห้องให้ผู้อื่นใช้งานได้
ในกรณีที่ระบบเชื่อมกับเซนเซอร์ตรวจวัดการใช้ห้อง ข้อมูลการจองสามารถนำมาเปรียบเทียบกับการใช้งานจริงได้ ทำให้องค์กรมองเห็นว่าห้องใดถูกจองบ่อย ห้องใดมีการใช้งานจริงน้อย หรือช่วงเวลาใดมีความต้องการสูง
สิ่งที่องค์กรได้รับ: ใช้ห้องประชุมที่มีอยู่ได้เป็นระบบมากขึ้น และมีข้อมูลสำหรับพิจารณาว่าควรมีห้องประเภทใดและจำนวนเท่าใด
ระบบจองโต๊ะทำงาน
เมื่อพนักงานไม่ได้ใช้โต๊ะเดิมตลอดวัน การรู้ว่าโต๊ะใดว่างช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาและเลือกโต๊ะสำหรับการทำงานได้สะดวกขึ้น
ผู้ใช้งานสามารถเลือกโต๊ะจากแผนผังพื้นที่ได้ และในบางระบบสามารถเลือกตามโซนหรือเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น พื้นที่ใกล้ทีม พื้นที่ที่ต้องการความเงียบ หรือพื้นที่ที่เหมาะกับการทำงานบางรูปแบบ นอกจากนี้ บางระบบยังสามารถเชื่อมต่อกับปฏิทินและแพลตฟอร์มการทำงานที่องค์กรใช้อยู่ได้
การจองโต๊ะสามารถทำงานร่วมกับการเช็กอินได้หลายรูปแบบ เช่น QR Code อุปกรณ์ที่ติดตั้งบนโต๊ะ หรือบัตร NFC/RFID ขณะที่บางระบบใช้เซนเซอร์ตรวจจับการใช้งานเพื่อยืนยันว่ามีผู้ใช้งานอยู่จริง และปล่อยโต๊ะกลับมาให้ผู้อื่นใช้เมื่อไม่มีการใช้งาน
ข้อมูลจากการจองช่วยให้องค์กรเห็นรูปแบบการใช้โต๊ะ เช่น โต๊ะหรือโซนใดมีการใช้งานมาก พื้นที่ใดมีการใช้งานน้อย หรือมีการจองแล้วไม่ได้ใช้งานบ่อยเพียงใด เมื่อนำข้อมูลการจองมาพิจารณาร่วมกับข้อมูลการใช้งานจริง องค์กรสามารถนำไปประกอบการวางแผนจำนวนที่นั่งและการจัดสรรพื้นที่ให้เหมาะกับการใช้งานจริงได้
สิ่งที่องค์กรได้รับ: เห็นรูปแบบการใช้โต๊ะและการใช้งานพื้นที่จริง เพื่อนำข้อมูลไปประกอบการวางแผนจำนวนที่นั่งและการจัดสรรพื้นที่ให้เหมาะกับการใช้งานขององค์กร
ตู้ล็อกเกอร์อัจฉริยะ
เมื่อผู้ใช้งานไม่ได้มีโต๊ะทำงานส่วนตัว การมีพื้นที่สำหรับเก็บของส่วนตัวก็กลายเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งของสำนักงาน
ตู้ล็อกเกอร์อัจฉริยะ (Smart Locker) ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถมีพื้นที่จัดเก็บได้อย่างเป็นส่วนตัว โดยระบบสามารถเชื่อมการใช้งานกับบัญชีของผู้ใช้และกำหนดสิทธิ์ในการเปิดตู้ได้
ในระบบบางประเภท ผู้ใช้งานสามารถใช้บัตรพนักงานหรือแอปพลิเคชันบนโทรศัพท์มือถือเพื่อเปิดตู้ ขณะที่บางระบบสามารถเชื่อมกับแพลตฟอร์มเดียวกับการจองโต๊ะและห้องประชุม ทำให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการพื้นที่หลายประเภทจากระบบเดียวกันได้
สำหรับสำนักงานที่มีผู้ใช้งานหมุนเวียน ชุดตู้สามารถจัดสรรให้ผู้ใช้งานหลายคนใช้ในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน แทนการจัดพื้นที่จัดเก็บแบบถาวรสำหรับทุกคน
สิ่งที่องค์กรได้: เพิ่มทางเลือกในการจัดพื้นที่จัดเก็บให้สอดคล้องกับรูปแบบการใช้พื้นที่ โดยยังควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งานแต่ละคนได้
ระบบจัดการเสียงและ Sound Masking
ในพื้นที่ทำงานแบบเปิด (Open Space) เสียงพูดคุยของคนรอบข้างอาจรบกวนสมาธิของผู้ที่กำลังทำงาน และเสียงจากการสนทนาของเราเองก็อาจรบกวนคนที่อยู่ใกล้เคียงได้
Sound Masking คือการเพิ่มเสียงพื้นหลังที่สม่ำเสมอในพื้นที่ โดยเสียงจะถูกกระจายผ่านลำโพงหรืออุปกรณ์ที่ติดตั้งในพื้นที่ เพื่อให้เสียงพูดคุยจากบริเวณรอบข้างฟังไม่ชัดเจนจนเกินไป เสียงที่ใช้มักมีลักษณะคล้ายเสียงลมหรือ Airflow และปรับระดับให้เหมาะกับพื้นที่
หลักการไม่ได้ทำให้สำนักงานเงียบลง แต่ช่วยให้เสียงพูดจากพื้นที่อื่นกลมกลืนกับเสียงพื้นหลังมากขึ้น จึงทำให้ผู้ที่อยู่ในบริเวณนั้นจับคำพูดของคนอื่นได้ยากขึ้น และลดการรบกวนจากเสียงสนทนา
สิ่งที่องค์กรได้รับ: ช่วยลดการรบกวนจากเสียงสนทนาและเพิ่มความเป็นส่วนตัวทางเสียงในพื้นที่ที่เหมาะสม โดยควรพิจารณาร่วมกับการวางผังและองค์ประกอบด้านเสียงของพื้นที่
เซนเซอร์ตรวจวัดการใช้พื้นที่
การจองโต๊ะหรือห้องประชุมนั้น สามารถบอกได้ว่ามีผู้ต้องการใช้พื้นที่ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะมีการใช้งานจริงเสมอไป เซนเซอร์จึงเข้ามาช่วยให้องค์กรเห็นข้อมูลการใช้พื้นที่ที่เกิดขึ้นจริง
เซนเซอร์สามารถติดตั้งได้หลายตำแหน่งตามลักษณะการใช้งาน เช่น ใต้โต๊ะเพื่อดูว่าโต๊ะถูกใช้งานหรือไม่ หรือบริเวณห้องประชุมเพื่อดูว่ามีผู้ใช้งานอยู่ภายในหรือไม่ โดยวิธีตรวจจับจะแตกต่างกันตามประเภทของเซนเซอร์ เช่น เซนเซอร์ PIR ที่ตรวจการเปลี่ยนแปลงของความร้อนและการเคลื่อนไหวของคน หรือเซนเซอร์ประเภทอื่นที่ใช้คลื่นเสียงหรือคลื่นวิทยุในการตรวจจับ
เมื่อนำข้อมูลจากเซนเซอร์มาเปรียบเทียบกับข้อมูลการจอง องค์กรจะเห็นความแตกต่างระหว่างพื้นที่ที่ถูกจอง กับพื้นที่ที่ถูกใช้งานจริง เช่น โต๊ะที่ถูกจองแต่ไม่มีผู้ใช้งาน หรือห้องประชุมที่ถูกจองไว้แต่ไม่มีคนใช้ บางระบบสามารถยกเลิกการจองโดยอัตโนมัติ หากตรวจพบว่าไม่มีผู้ใช้งาน
สิ่งที่องค์กรได้รับ: มีข้อมูลการใช้พื้นที่จริงสำหรับประกอบการตัดสินใจเรื่องการจัดสรรเฟอร์นิเจอร์และพื้นที่ให้เหมาะสมกับการใช้งาน
ระบบตรวจวัดสภาพแวดล้อม
สภาพแวดล้อมภายในสำนักงานเปลี่ยนแปลงไปตามจำนวนผู้ใช้งานและกิจกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละพื้นที่ ระบบตรวจวัดสภาพแวดล้อมจึงช่วยให้องค์กรติดตามสภาพของพื้นที่ได้อย่างต่อเนื่อง ทั้งอุณหภูมิ ความชื้น แสง ระดับเสียง และคุณภาพอากาศ
การทำงานของระบบเริ่มจากการติดตั้งเซนเซอร์ในพื้นที่ เพื่อเก็บข้อมูลต่าง ๆ เช่น CO₂, PM2.5 และสารอินทรีย์ระเหยง่าย (VOC) จากนั้นข้อมูลจะถูกส่งเข้าสู่ระบบ เพื่อให้ผู้ดูแลพื้นที่สามารถติดตามสภาพแวดล้อมของแต่ละโซนและเห็นความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจริง
ข้อมูลเหล่านี้สามารถเชื่อมต่อกับระบบบริหารจัดการอาคาร (Building Management System: BMS) หรือระบบควบคุมอาคารอัตโนมัติ (Building Automation System: BAS) เพื่อใช้ประกอบการควบคุมระบบต่าง ๆ ภายในอาคาร
ตัวอย่างเช่น เมื่อมีคนอยู่ในห้องประชุมมากขึ้น ระดับ CO₂ ภายในห้องอาจเพิ่มขึ้น เซนเซอร์จะตรวจวัดค่าและส่งข้อมูลให้ระบบควบคุมอาคาร จากนั้นระบบระบายอากาศแบบควบคุมตามความต้องการ (Demand-Controlled Ventilation: DCV) สามารถเพิ่มปริมาณอากาศจากภายนอกที่นำเข้ามาในห้อง เพื่อช่วยเจือจางอากาศภายในและรักษาระดับการระบายอากาศให้เหมาะกับจำนวนผู้ใช้งาน
สิ่งที่องค์กรได้รับ: ผู้ดูแลพื้นที่สามารถติดตามสภาพแวดล้อมของแต่ละโซนจากข้อมูลจริง และนำข้อมูลไปใช้บริหารพื้นที่หรือควบคุมระบบอาคารให้เหมาะกับการใช้งานในแต่ละช่วงเวลา
ระบบต้อนรับและควบคุมการเข้าออก
เมื่อสำนักงานมีผู้มาติดต่อเป็นประจำ การบริหารผู้มาเยือนจึงเกี่ยวข้องทั้งกับประสบการณ์การต้อนรับและการควบคุมสิทธิ์ในการเข้าพื้นที่
ระบบจัดการผู้มาติดต่อช่วยให้ผู้มาเยือนลงทะเบียนล่วงหน้า และรับ QR Code สำหรับเช็คอินเมื่อเดินทางมาถึง ผู้มาเยือนสามารถเช็คอินผ่านอุปกรณ์ที่กำหนด และระบบจะแจ้งบุคลากรให้ทราบว่าผู้มาเยือนมาถึงแล้ว
นอกจากนี้ เมื่อเชื่อมกับระบบควบคุมการเข้า-ออก (Access Control) ข้อมูลการลงทะเบียนสามารถนำมาใช้กำหนดสิทธิ์ได้อีกด้วย เช่น บุคคลใดสามารถเข้าถึงพื้นที่ใด หรือเข้าถึงได้ในช่วงเวลาใด บางระบบยังสามารถใช้ QR Code เป็นสิทธิ์ชั่วคราวสำหรับการเข้าอาคารหรือพื้นที่ที่กำหนด ซึ่งจึงแตกต่างจากระบบลงทะเบียนผู้มาติดต่อแบบเดิม ที่ทำหน้าที่เพียงบันทึกว่าใครเข้ามา
สิ่งที่องค์กรได้รับ: ผู้มาติดต่อสามารถเช็กอินได้สะดวกขึ้น ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้มาติดต่อมาถึง และองค์กรสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงพื้นที่ได้อย่างเป็นระบบ
เริ่มต้น Smart Office จากความเข้าใจพื้นที่
การเริ่มต้น Smart Office ควรพิจารณาจากพฤติกรรมการทำงาน การใช้งานพื้นที่ และปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในสำนักงาน จากนั้นจึงเลือกแนวทางด้านพื้นที่ เฟอร์นิเจอร์ และเทคโนโลยีให้เหมาะสมกับการใช้งานขององค์กร
ร้อกเวิธให้บริการตั้งแต่การวิเคราะห์และวางแผนพื้นที่ การเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ไปจนถึงการออกแบบโซลูชันพื้นที่ทำงาน เพื่อช่วยให้องค์กรมองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างคน พื้นที่ และการใช้งาน ซึ่งนำไปสู่การออกแบบออฟฟิศที่ตอบโจทย์การทำงานในระยะยาว
หากองค์กรกำลังวางแผนปรับปรุงพื้นที่ หรือต้องการทำความเข้าใจว่าควรเริ่มต้นอย่างไร สามารถปรึกษาเราเพื่อประเมินแนวทางที่เหมาะสมกับพื้นที่และรูปแบบการทำงานขององค์กรได้
ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ผ่านช่องทางต่อไปนี้
- LINE: @rockworth
- Facebook: Rockworth
- Tel. 02-123-8888
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Smart Office
Smart Office ต้องติดตั้งเทคโนโลยีหลายระบบพร้อมกันหรือไม่?
ไม่จำเป็น การเลือกใช้เทคโนโลยี ควรเริ่มจากปัญหาและรูปแบบการใช้งานของแต่ละองค์กร เช่น หากต้องการจัดการห้องประชุม อาจเริ่มจากระบบจองห้องประชุมก่อน โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งทุกระบบพร้อมกัน
ระบบจองโต๊ะทำงานหมายความว่าต้องยกเลิกโต๊ะประจำทั้งหมดหรือไม่?
ไม่จำเป็น ระบบจองโต๊ะสามารถใช้กับสำนักงานที่มีการจัดสรรพื้นที่หลายรูปแบบได้ การใช้งานจะขึ้นอยู่กับนโยบายและรูปแบบการจัดพื้นที่ของแต่ละองค์กร
Sound Masking ทำให้สำนักงานเงียบลงหรือไม่?
ไม่ใช่ Sound Masking ไม่ได้ทำให้พื้นที่เงียบลง แต่เพิ่มเสียงพื้นหลังที่สม่ำเสมอเพื่อช่วยลดความชัดเจนของเสียงพูดจากพื้นที่อื่น จึงช่วยลดการรบกวนและเพิ่มความเป็นส่วนตัวทางเสียงในพื้นที่ที่เหมาะสม
เซนเซอร์ตรวจวัดการใช้พื้นที่สามารถระบุตัวพนักงานได้หรือไม่?
โดยทั่วไปไม่สามารถทำได้ เซนเซอร์ส่วนใหญ่ใช้ตรวจจับการมีอยู่ของคน จำนวนคน หรือการเข้า-ออกของพื้นที่ โดยไม่เก็บภาพ ใบหน้า หรือข้อมูลที่ระบุตัวตน ข้อมูลที่ได้จึงเป็นข้อมูลการใช้งานภาพรวมของพื้นที่ เช่น โต๊ะหรือห้องใดถูกใช้งาน ไม่ใช่ข้อมูลว่าใครอยู่ที่ใด
อย่างไรก็ตาม หากองค์กรนำข้อมูลเซนเซอร์ไปเชื่อมกับระบบที่ระบุตัวตนได้ เช่น บัตรพนักงานหรือการจองพื้นที่ ควรมีนโยบายการใช้ข้อมูลที่ชัดเจนเพื่อคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของพนักงาน
