รูปแบบการทำงานของหลายองค์กรเปลี่ยนไปจากเดิม พนักงานไม่ได้ใช้เวลาทั้งวันอยู่ที่โต๊ะทำงานเพียงรูปแบบเดียว แต่มีทั้งการทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid Work) การประชุมออนไลน์ การทำงานร่วมกันระหว่างทีม และงานที่ต้องการสมาธิ พื้นที่สำนักงานจึงต้องรองรับกิจกรรมและความต้องการที่หลากหลายมากขึ้น
หลายองค์กรจึงเริ่มกลับมาทบทวนว่าพื้นที่เดิมยังเหมาะกับวิธีการทำงานในปัจจุบันหรือไม่ และการรีโนเวทออฟฟิศ เป็นโอกาสในการปรับพื้นที่ให้สอดคล้องกับการใช้งานจริง ตั้งแต่การจัดสัดส่วนพื้นที่โต๊ะทำงาน ห้องประชุม พื้นที่ส่วนกลาง ไปจนถึงการเลือกเฟอร์นิเจอร์
ก่อนเริ่มรีโนเวท สิ่งสำคัญจึงไม่ใช่การเลือกสไตล์ของออฟฟิศใหม่เป็นอันดับแรก แต่คือการทำความเข้าใจว่า พื้นที่เดิมมีข้อจำกัดอะไร คนในองค์กรทำงานอย่างไร และพื้นที่แบบไหนที่จะรองรับการทำงานเหล่านั้นได้ดีขึ้น
Key Takeway
- การรีโนเวทออฟฟิศควรเริ่มจากการสำรวจปัญหาของพื้นที่เดิมและพฤติกรรมการใช้งานจริง ก่อนเลือกสไตล์หรือออกแบบพื้นที่ใหม่ เพื่อให้การปรับพื้นที่แก้ปัญหาได้ตรงจุด
- การรีโนเวทออฟฟิศไม่จำเป็นต้องรื้อหรือเปลี่ยนทุกอย่าง เฟอร์นิเจอร์เดิมที่ยังเหมาะกับการใช้งานสามารถนำกลับมาใช้ต่อ รวมถึงพิจารณาการซ่อมแซม ปรับปรุง (Refurbishment) ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนใหม่
- หากองค์กรยังต้องใช้ออฟฟิศระหว่างรีโนเวท ควรวางแผนแบ่งการปรับพื้นที่เป็นระยะ พร้อมกำหนดพื้นที่ทำงานชั่วคราว เพื่อลดผลกระทบต่อการดำเนินงาน
สารบัญบทความ
- เมื่อไรที่องค์กรควรเริ่มคิดเรื่องรีโนเวทออฟฟิศ?
- 7 เรื่องที่ควรวางแผนให้พร้อม ก่อนเริ่มรีโนเวทออฟฟิศ
- รีโนเวทออฟฟิศให้ตอบโจทย์การทำงานกับร้อกเวิธ
- คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการรีโนเวทออฟฟิศ
เมื่อไรที่องค์กรควรเริ่มคิดเรื่องรีโนเวทออฟฟิศ?
ไม่จำเป็นต้องรอให้ออฟฟิศเก่าหรือทรุดโทรมจึงค่อยรีโนเวท เพราะหลายครั้งเหตุผลที่ทำให้พื้นที่ต้องเปลี่ยนไม่ได้มาจากอายุของอาคาร แต่มาจากองค์กร จำนวนคน และวิธีการทำงานที่เปลี่ยนไป
หากเริ่มพบปัญหาเหล่านี้ อาจเป็นสัญญาณว่าถึงเวลาต้องกลับมาทบทวนพื้นที่ทำงานอีกครั้ง
- จำนวนพนักงานไม่สัมพันธ์กับพื้นที่เดิม ทั้งกรณีทีมขยายจนพื้นที่แน่น หรือมีพื้นที่ว่างจำนวนมากจากรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป
- ห้องประชุมไม่เพียงพอหรือมีขนาดไม่ตรงกับการใช้งาน เช่น มีแต่ห้องประชุมขนาดใหญ่ ขณะที่กิจกรรมส่วนใหญ่เป็นการพูดคุย 2–4 คน
- พื้นที่บางส่วนแทบไม่มีคนใช้งาน ขณะที่บางบริเวณถูกใช้งานหนาแน่นตลอดทั้งวัน
- รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป เช่น มีการทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid Work) การประชุมออนไลน์ หรือการทำงานร่วมกันระหว่างทีมมากขึ้น
- ออฟฟิศมีปัญหาเรื่องเสียง แสง หรือความเป็นส่วนตัว จนส่งผลต่อสมาธิและการทำงาน
- เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์เริ่มไม่เหมาะกับการใช้งาน ทั้งจากสภาพที่เสื่อมลงหรือไม่รองรับรูปแบบการทำงานในปัจจุบัน
- พื้นที่ไม่สามารถสะท้อนภาพลักษณ์แบรนด์ หรือวัฒนธรรมขององค์กรได้เหมือนเดิม โดยเฉพาะบริเวณที่ใช้ต้อนรับลูกค้า พาร์ตเนอร์ หรือผู้มาติดต่อ
บางปัญหาอาจแก้ได้ด้วยการปรับพื้นที่หรือเปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์เฉพาะจุด แต่หากหลายปัญหาเกิดขึ้นพร้อมกัน การวางแผนรีโนเวทออฟฟิศในภาพรวม จะช่วยให้องค์กรมองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างคน พื้นที่ การใช้งาน และจัดการต้นเหตุได้ดีกว่าการแก้ปัญหาทีละส่วน
7 เรื่องที่ควรวางแผนให้พร้อม ก่อนเริ่มรีโนเวทออฟฟิศ
เมื่อเห็นปัญหาของพื้นที่เดิมแล้ว ขั้นต่อไปคือการเปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นแผนรีโนเวทที่นำไปใช้ได้จริง โดยควรพิจารณาตั้งแต่ผู้ใช้งานและความต้องการขององค์กร ไปจนถึงงบประมาณ พื้นที่ เฟอร์นิเจอร์ งานระบบ และแผนดำเนินงาน
1. จำนวนพนักงานและรูปแบบการทำงาน
ข้อมูลจำนวนพนักงานควรพิจารณาควบคู่กับรูปแบบการใช้งานพื้นที่ เพราะแต่ละทีมอาจมีลักษณะการทำงานและความถี่ในการเข้าออฟฟิศแตกต่างกัน
องค์กรที่มีรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานอาจไม่จำเป็นต้องจัดพื้นที่จากจำนวนพนักงานทั้งหมดเพียงอย่างเดียว แต่ควรดูจำนวนผู้ใช้งานจริงในแต่ละวัน รวมถึงกิจกรรมหลักที่เกิดขึ้น เช่น การทำงานส่วนบุคคล การประชุม การทำงานร่วมกัน และงานที่ต้องการสมาธิ
ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้สามารถประเมินความต้องการของพื้นที่ได้แม่นยำขึ้น และเป็นพื้นฐานสำหรับการวางแผนในขั้นตอนต่อไป
2. ปัญหาของพื้นที่เดิมและสิ่งที่ควรให้ความสำคัญก่อน
ก่อนกำหนดแนวทางการรีโนเวท ควรประเมินว่าพื้นที่เดิมมีข้อจำกัดในด้านใดบ้าง เช่น พื้นที่ทำงานไม่เพียงพอ ห้องประชุมมีขนาดไม่เหมาะกับการใช้งาน พื้นที่บางส่วนถูกใช้งานน้อย หรือมีปัญหาเรื่องเสียง แสง และความเป็นส่วนตัว
การระบุปัญหาให้ชัดเจนจะช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ควรปรับปรุง และหลีกเลี่ยงการใช้งบประมาณกับส่วนที่ไม่ได้ส่งผลต่อการใช้งานจริง
3. งบประมาณและขอบเขตการรีโนเวท
เมื่อทราบปัญหาและความต้องการของพื้นที่แล้ว จึงควรกำหนดงบประมาณและขอบเขตของการรีโนเวทให้สอดคล้องกัน
บางโครงการอาจจำเป็นต้องปรับทั้งพื้นที่ ขณะที่บางแห่งสามารถแก้ไขเฉพาะบางส่วนได้ เช่น การปรับผัง เปลี่ยนงานระบบ หรือปรับเฟอร์นิเจอร์บางประเภท การกำหนดขอบเขตให้ชัดตั้งแต่ต้นจะช่วยให้สามารถบริหารงบประมาณและวางแผนการดำเนินงานได้เหมาะสมมากขึ้น
4. การจัดสรรพื้นที่ให้สัมพันธ์กับกิจกรรม
ออฟฟิศหนึ่งแห่งประกอบด้วยกิจกรรมหลายรูปแบบ การรีโนเวทจึงเป็นโอกาสในการทบทวนว่าสัดส่วนของพื้นที่แต่ละประเภทเหมาะสมกับการใช้งานจริงหรือไม่
นอกจากพื้นที่ทำงานประจำ อาจต้องพิจารณาห้องประชุมหลายขนาด พื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกัน พื้นที่สำหรับประชุมออนไลน์ พื้นที่ที่ต้องการความเงียบ หรือพื้นที่ส่วนกลาง โดยเลือกให้เหมาะกับลักษณะการทำงานของแต่ละองค์กร
ตำแหน่งของแต่ละพื้นที่ควรสัมพันธ์กันด้วย เช่น พื้นที่ที่มีการสนทนาบ่อยควรแยกจากบริเวณที่ต้องการสมาธิ ขณะที่ห้องประชุมสำหรับบุคคลภายนอกอาจอยู่ใกล้ทางเข้าเพื่อลดการเดินผ่านพื้นที่ทำงานภายใน
5. ประเมินเฟอร์นิเจอร์เดิมก่อนตัดสินใจเปลี่ยนใหม่
การรีโนเวทออฟฟิศไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์ใหม่ทั้งหมด ควรประเมินก่อนว่าเฟอร์นิเจอร์เดิมชิ้นใดยังสามารถใช้งานต่อได้ ชิ้นใดสามารถซ่อมแซมหรือปรับปรุงสภาพ และชิ้นใดไม่เหมาะกับการใช้งานในพื้นที่ใหม่แล้ว
การพิจารณาในลักษณะนี้ช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรเดิมได้อย่างคุ้มค่า พร้อมลดการเปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์ที่ยังสามารถใช้งานต่อได้
หากมีความจำเป็นต้องเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงานใหม่ ควรพิจารณาให้สัมพันธ์กับลักษณะการใช้งานของแต่ละพื้นที่ เช่น พื้นที่ทำงานที่มีการใช้งานต่อเนื่องควรเลือกโต๊ะและเก้าอี้ทำงาน ที่สามารถรองรับผู้ใช้งานได้เหมาะสม ทั้งในด้านสรีระ ความสะดวกในการปรับ และความทนทานต่อการใช้งานระยะยาว
6. งานระบบและสภาพแวดล้อมภายในพื้นที่
การเปลี่ยนผังหรือรูปแบบการใช้งานพื้นที่อาจส่งผลต่อระบบไฟฟ้า ระบบเครือข่าย แสงสว่าง ระบบปรับอากาศ และการควบคุมเสียง
ตัวอย่างเช่น หากเปลี่ยนพื้นที่เดิมเป็นห้องประชุม อาจต้องเพิ่มจุดเชื่อมต่อสำหรับอุปกรณ์ประชุม ระบบภาพและเสียง หรือปรับการควบคุมเสียงเพื่อไม่ให้รบกวนพื้นที่ข้างเคียง
การวางแผนงานระบบควบคู่กับการออกแบบพื้นที่ตั้งแต่ต้นจะช่วยลดการแก้ไขภายหลัง และทำให้พื้นที่สามารถรองรับการใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์
7. แผนดำเนินงานระหว่างการรีโนเวท
หากองค์กรยังต้องใช้ออฟฟิศระหว่างการปรับปรุง ควรวางแผนการดำเนินงานเป็นระยะ เพื่อให้การทำงานได้รับผลกระทบน้อยที่สุด
อาจแบ่งพื้นที่ปรับปรุงทีละชั้นหรือทีละโซน พร้อมกำหนดพื้นที่ทำงานชั่วคราว ห้องประชุมที่ยังสามารถใช้งานได้ และทางเดินที่ปลอดภัยในแต่ละช่วง
การกำหนดลำดับการรื้อถอน ติดตั้ง และส่งมอบพื้นที่อย่างชัดเจน จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานต่อได้ตลอดโครงการ และลดความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการรีโนเวท
รีโนเวทออฟฟิศให้ตอบโจทย์การทำงานกับร้อกเวิธ
ร้อกเวิธให้บริการโซลูชันพื้นที่ทำงานแบบครบวงจร ตั้งแต่การวิเคราะห์ความต้องการ การวางแผนและออกแบบสำนักงาน การเลือกเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะกับรูปแบบการใช้งาน การผลิตและติดตั้ง ไปจนถึงบริการหลังการขาย
ด้วยความเชี่ยวชาญด้าน Workplace Solution ร้อกเวิธพร้อมช่วยองค์กรพัฒนาพื้นที่ทำงานให้รองรับรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย และสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมกับผู้ใช้งานในระยะยาว
ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ผ่านช่องทางต่อไปนี้
- LINE: @rockworth
- Facebook: Rockworth
- Tel. 02-123-8888
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการรีโนเวทออฟฟิศ
จะรู้ได้อย่างไรว่าปัญหาที่เกิดขึ้นควรแก้ด้วยการรีโนเวท หรือเปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์ก็เพียงพอแล้ว?
หากปัญหาเกิดจากเฟอร์นิเจอร์บางส่วน เช่น โต๊ะ เก้าอี้ หรืออุปกรณ์ที่ไม่เหมาะกับการใช้งาน การเปลี่ยนเฉพาะจุดอาจช่วยแก้ปัญหาได้
แต่หากปัญหาเกี่ยวข้องกับหลายปัจจัยพร้อมกัน เช่น พื้นที่ไม่รองรับจำนวนผู้ใช้งาน ห้องประชุมไม่เพียงพอ การจัดผังไม่เหมาะกับรูปแบบการทำงาน หรือมีข้อจำกัดด้านเสียงและความเป็นส่วนตัว ควรวางแผนปรับพื้นที่โดยรวมผ่านการรีโนเวทออฟฟิศ เพื่อแก้ปัญหาได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
หากพื้นที่ออฟฟิศมีจำกัด ควรจัดลำดับความสำคัญของพื้นที่อย่างไร?
ควรเริ่มจากพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานหลักและส่งผลต่อผู้ใช้งานมากที่สุด เช่น พื้นที่ทำงาน ห้องประชุม ระบบไฟฟ้า และระบบเครือข่าย
จากนั้นจึงพิจารณาพื้นที่สนับสนุนอื่น ๆ ตามลักษณะการใช้งาน เช่น พื้นที่พักผ่อนหรือพื้นที่สร้างบรรยากาศ โดยพิจารณาจากจำนวนผู้ใช้งาน ความถี่ในการใช้งาน และกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริง เพื่อให้พื้นที่ที่มีอยู่รองรับการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จะคำนวณได้อย่างไรว่าควรมีห้องประชุมกี่ห้อง?
จำนวนห้องประชุมไม่ควรกำหนดจากจำนวนพนักงานเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาจากรูปแบบการประชุมที่เกิดขึ้นจริง เช่น ความถี่ในการใช้งาน จำนวนผู้เข้าร่วม และลักษณะของกิจกรรม
หากองค์กรมีการประชุมกลุ่มเล็กเป็นประจำ การเพิ่มห้องประชุมขนาดเล็กหรือพื้นที่พูดคุยแบบไม่เป็นทางการ อาจตอบโจทย์มากกว่าการมีห้องประชุมขนาดใหญ่เพียงไม่กี่ห้อง
ระหว่างรีโนเวทควรจัดพื้นที่ทำงานชั่วคราวอย่างไร?
พื้นที่ทำงานชั่วคราวควรวางแผนให้รองรับการทำงานได้ใกล้เคียงกับพื้นที่ปกติ ไม่ควรพิจารณาเฉพาะจำนวนโต๊ะนั่ง แต่ควรเตรียมสิ่งจำเป็น เช่น จุดเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ปลั๊กไฟ พื้นที่ประชุม และเส้นทางเข้าออก
การวางแผนล่วงหน้าจะช่วยให้พนักงานยังสามารถทำงาน ประชุม และติดต่อสื่อสารได้อย่างต่อเนื่องระหว่างการรีโนเวท
